Pratiques et innovations en maison médicale en période Covid

Points ajoutés après le 4 mai :

• Ordonnances dans les pharmacies du quartier. Dans cette MM, pour éviter les allées et venues, ils se sont organisés avec les pharmacies du quartier : en fonction du choix du patient, les ordonnances sont déposées dans la pharmacie de leur choix ; ils ont même tenu compte de la préférence de chaque pharmacie, soit un envoi électronique, soit un dépôt sur place.
• Tournées infi. Elles ont été organisées différemment entre les infis. Mais elles ont aussi été entièrement repensées pour mieux tenir compte des besoins prioritaires.
• Livres. Récolte (réalisée avant confinement) et distribution de livres. Une équipe a profité de la distribution de colis alimentaires ou des visites à domicile des infirmières (pour ne pas ajouter un contact extérieur supplémentaire)
• Entretien d’un contact avec les patients
  • Une équipe a organisé un tableau d’appels vers les patients chroniques et isolés ; mais il a fallu un certain temps pour se rendre compte de la détresse des patients ; petit à petit les patients ont compris qu’ils pouvaient faire appel à la MM et parfois ils appelaient même pour demander conseil sur la situation en général.
  • Création d’une page Facebook, communication via cette page
  • Pour donner des nouvelles de l’équipe et encourager les patients, une équipe a eu l’idée de faire un montage vidéo selon le principe du lancer de boulettes de papier, montage posté ensuite sur les réseaux sociaux.
  • Dans une autre équipe, chaque travailleur avait affiché un message à l’attention des patients, toutes les photos ont ensuite été montées dans une capsule vidéo postée sur les réseaux sociaux.
• Télétravail  : pour la réussite de la mise en place du télétravail pour l’équipe de la maison médicale (MM) un outil indispensable : un bon système de téléphonie (coût, flexibilité comme élément essentiel au départ)
• Cohésion d’équipe / Solidarités  :
  • Mise en place d’un système de téléconférence  : réunion maintenue 1x/semaine, certains participaient à la réunion alors qu’ils ne sont pas présents généralement faute de disponibilité
  • Réunion d’équipe /vidéoconférence avec un canevas spécifique  : ouverture de la réunion 15 minutes à l’avance pour permettre d’échanger, tour de météo, soumission des questions/demandes (demandes préparées à l’avance par les membres de l’équipe), tour d’info / secteurs à faire circuler, avec animateur
  • Au sein d’une MM à l’acte, révision de la répartition des charges de loyer tenant compte des difficultés financières des intervenants
• Système de monitorage des patients et de suivi psycho-social :
  • Monitorage des Patients Covid
  • Autres patients : identification des patients fragiles et chroniques, démarche téléphonique mise en place pour prendre des nouvelles (accueil, AS, infi)
  • Orientation vers les services adéquats (service public, service psy de la MM, autre)
  • Mise en place d’une ligne d’écoute au niveau de l’accueil avec orientation vers la psy en cas de nécessité, du MG, autre
  • Suivi psy par vidéoconférence ou par téléphone
• Soutien à l’équipe  :
  • Projet D Stress (intervention rapide pour diminuer un stress)
  • Entraide au sein de l’équipe avec un repartage des tâches et rôles, ce qui a permis de cerner les métiers et comprendre les réalités de chacun
  • Mise en place d’une page Facebook pour les travailleurs
• Garder du lien à domicile (à clarifier si intérêt) : mise en place de tablettes reconditionnées Link-up à disposition des patients pour entretenir les contacts.
• Soutien aux activités de la première ligne de soins : participation aux PMG, aux activités locales dans des structures type MR, MRS, centre d’hébergement
• Soutien à la gouvernance  :
  • Pour les prises de décision : mini réunions avec les personnes en place
  • CA prend le rôle opérationnel : réunion 1x/sem, chaque secteur rapporte les questions qui le préoccupent, redistribution des prises de décision et partage des tâches
  • Élaboration des mesures de confinement : mise en place d’un confinement précoce suite à des travailleurs malades avant l’arrivée des mesures officielles et le constat fait en Italie
• Activités de santé communautaire repensées :
  • Mise en place d’une page Facebook avec de l’info et des encouragements
  • Réalisation de capsules vidéo sur les précautions d’usages face au coronavirus, l’importance de réaliser de l’exercice, exercice kiné.
  • Mise en place d’activités de confection masques avec le réseau.
  • Traduction de l’information en différentes langues.
  • Large information et sensibilisation à travers de l’affichage.
  • Démarche proactive orientée vers les patients fragiles.
  • Établir une bonne coordination avec le réseau.
  • Travail avec une plateforme de volontaires / initiative locale  : transport de médicaments, aide aux personnes confinées, distribution de masques…
  • Suite à des appels tél à certains patients, contact avec le CPAS et appel à des bénévoles pour des courses ménagères pour certains patients.
  • Chaîne de solidarité / échanges proposés entre patients via le site internet ; envoi de dessins, confection de masques...

Article de départ (4 mai) :

• Consultation patient chronique, ½ tél – ½ RV. Pour diminuer les risques liés à une consultation sur place à la MM, nous avons mis en place un système essentiellement pour les patients chroniques : nous avons un début de consultation par téléphone ; puis un RV sur place puisqu’il est important de pouvoir examnier le patient ; mais ce RV est du coup plus rapide.
• Consultations psy, on s’adapte et on évolue. Au début, nos psychologues avaient du temps disponibles, elles ont pu s’investir sur les plateformes de soutien organisées. À la MM, dans un premier temps, on expliquait aux patients qu’ils devaient rappeler la psychologue à un autre numéro. Ça prenait beaucoup de temps. Par la suite, nous avons organisé plutôt des permanences dans un bureau sur place à la MM où on pouvait transférer directement un appel.
• MM est accessible. Nous avons essayé de bien faire savoir que la MM est accessible et de quelle manière. Notamment, auprès des pharmacies du quartier nous avons veillé à donner une bonne information.
• L’équipe a été divisée en 2  : chaque équipe travaillait une semaine sur deux à la MM, l’autre semaine en télétravail
• Concertation de cas  :
  • les médecins généralistes ont très vite mis en place des réunions de concertation par visio-conférence ;
  • notamment pour des situations plus lourdes, les patients en soins palliatifs par exemple ; et pour ceux-ci, il a même été accepté de tenir des réunions en présence à la MM (besoin impérieux pour certains professionnels).
• Appels proactifs aux patients isolés, plus fragiles, âgés…
  • pas nécessairement par les psys de la mm (aussi avec l’aide des kinés par exemple qui n’avaient plus la possibilité de consulter)
  • un tableau excell avec une liste, qui tél, les besoins particuliers des patients…
  • l’animateur santé com. s’est chargé de patients qu’il connait bien grâce aux activités
• Solidarité avec des patients :
  • l’accueillante s’est parfois déplacée pour aller porter un masque à une patiente et la soutenir du même coup.
• Renfort de l’accueil par les autres secteurs
• Inscriptions. Une MM qui vient tout juste de démarrer. Déjà par tél ils essayent d’expliquer qu’il est possible de s’inscrire et proposent un rv tél s’ils sont intéressés pour avoir le temps d’expliquer le principe du forfait…, avant que la personne vienne signer (brièvement) sur place.
• WhatsApp  : cette appli a été utilisée dans plusieurs équipes pendant le confinement :
  • Parfois « simplement » pour avoir des échanges et entretenir une relation entre les membres de l’équipe ; un groupe WhatsApp existait parfois déjà avant la crise
  • Parfois cette appli a permis de s’organiser rapidement pour toutes les questions urgentes.
• Un mail officiel envoyé régulièrement  : dans une petite équipe, c’est l’accueillante-infirmière qui envoie régulièrement un mail plus officiel à toute l’équipe. Elle travaille étroitement avec les mg (et particulièrement en duo avec un des médecins) et prend connaissance des infos du CMG. Elle fournit notamment des consignes claires pour tous.
• Dès le 1er cas Covid dans l’équipe  : cette MM a cherché l’origine de la transmission qui était un autre membre de l’équipe ; 3 soignants ont été contaminés ; ils ont pris des mesures rapides, avant le confinement (au final, parmi les patients une dizaine de cas confirmés et aucune hospitalisation).
• Règles de protection à respecter par l’équipe  : cette MM a pris très tôt des mesures strictes au sein de l’équipe, vu propagation interne. Ils ont mis en place plusieurs choses, conscients qu’il fallait prendre en compte l’acceptation par les travailleurs :
  • Sachant que chacun voulait se rendre utile, de préférence sur place dans la MM, ils ont pris le temps de faire accepter de ne pas venir à la MM ;
  • Organisation de tournantes au sein de chaque profession (1 travailleur/jour en général)
  • Désignation d’une personne de référence pour la crise Covid : c’est un médecin et membre du conseil d’administration (CA) ; avant le confinement. Cette personne répond aussi aux questions.
  • Déculpabiliser les travailleurs qui restent à domicile : messages rassurants et consignes claires ; « garder vos enfants, c’est essentiel »
  • Infos au niveau du temps de travail : pas de chômage ; chacun est responsabilisé pour se rendre disponible au mieux pour la MM ; s’il n’a pas assez de travail, la MM lui assure de tte façon son salaire et il n’y aura pas de contrôle particulier ; utilisation des éventuelles h à récupérer.
• Décisions plus rapides  : pendant une première période, la personne en charge de la coordination était en contact étroit avec le CA et ils ont pris plus de décisions que d’habitude ; très vite ils l’ont explicité aux autres membres de l’équipe ; le CA avait plus de réunions et a tenu à ne pas recevoir de jetons de présence pour cela.
• Soutien des travailleurs  :
  • la personne en charge de la coordination appelait régulièrement tous les travailleurs de l’équipe ; et envoyait chaque lundi un email avec des nouvelles de l’équipe (en plus des consignes et infos). C’était très bien perçu par tous.
  • Organisation de 2 RV informels par visio-conférence ; et avant le 1er RV, explication à ceux qui en avaient besoin du fonctionnement.
• Comité de patients
  • L’animateur santé com. a pris très vite contact avec tous les membres du comité de patients.
  • Le comité de patients va se réunir en visio-conférence pour discuter et voir comment ils peuvent venir en aide à la MM, aux patients.
• Médiation par la personne en charge de la coordination  : plusieurs situations ont provoqué des tensions, parfois dues à une communication plus difficile ; le rôle de la coordination a pu être soutenant. Son intervention a par exemple permis à l’équipe de comprendre qu’il y avait une grande différence dans l’information que recevait chaque professionnel : les mg ont été très bien informés, via des structures médicales qui se sont montrées bien organisées : sciensano, GBO, CMG ; ce n’était pas le cas pour les autres professionnels qui ont eu du mal au début d’accepter les mesures strictes venant des médecins.
• Préparation du déconfinement  : dans cette grosse équipe, une réunion a été organisée avec les coordinateurs de secteur (fin avril) ; beaucoup d’efforts de communication ont été nécessaires pour faire comprendre les différents points de vue et à quels moments chacun situait la reprise de telle « activité ».
• Activités en visio-conférence :
  • Atelier de collage : le démarrage d’un nouvel atelier était prévu et l’animatrice a décidé de le maintenir en organisant sa mise en route en visio-conférence (tout en sachant que le PC était limitatif pour certains).
  • Atelier d’impro avec des patients alcooliques : avec un groupe existant avant la crise.